該書對文檔、手賬和筆記本的整理分別進行了研究,從方法、工具及形式都進行了較為詳細的闡述。下面,我將書中的主要內容和體會分三個部分與大家做一個分享。

一、文檔整整理術

1.歸檔的工具儲備

透明文件夾、文件盒、書立、訂書器、主題標籤、小包、托盤、名片盒。

2.為何要歸檔。

歸檔的好處。隨時找出需要的文件,幫助整理思路,促進新想法的產生;活用工作中的經驗;輕鬆進入工作狀態。

3.歸檔的秘訣。

歸檔要簡單易行;提高工作效率。

按照自己的方式和特點行動。及時清理不再使用的文件。應當丟棄估計今後不會再用到的文件,按照擱置時間對文件進行判斷是徹底清除,還是暫時保留,或是妥善保管。

一般對於1年以上未用到的,已過保留期限的,重複文件(已經有更新文件的),有电子備份的文件,可丟棄。對於今後還要用到的,而又沒有电子備份的文件要保存。文件間的清理方法,丟還是不丟判斷要迅速,對於是否應該丟棄存有疑問的可暫時保留。

文件的清理方法。丟還是不丟,要迅速判斷,對於文件是否要丟棄心存疑慮的可暫時保留。

不增加文件量的辦法。在文件上明確標識期限日期,將紙質文件及時製成电子文檔。

4.文件歸檔的基本方法:

1.透明文件夾是歸檔成功的關鍵。

是用透明文件夾的好處——查找資料方便/文件不會被折壞、防止文件丟失、攜帶比較方便。我們可以根據文件的主題進行分類,分別放入透明的文件夾。如果某個文件涉及多主題,複印後分別放入不同的透明文件夾。

2.對透明文件夾進行分類。

可按照處理中、暫存、保留進行分類。處理中的文件因故暫停或者計劃推遲,可將此類文件轉移至暫存文件夾當中,辦理完成的文件及時轉移到保留文件夾當中。暫存文件工作完成的轉移至保留文件夾當中。保留的文件要定期進行清理,並判斷是保持原樣還是銷毀。通過活用彩色透明文件夾,按照緊急工作用紅色,重要工作用藍色,本周內必須完成的用黃色進行區分,視覺上和其他文件夾進行區分,工作先後順序也一目瞭然。但不宜過多使用。

5.利用索引體改檢索的效率

1.透明文件夾的索引。

活用標題標籤,對於文件夾內容文件一目瞭然。給標題標籤命名,更加深入了解文件內容和關鍵字。

2.文件的索引。

利用文件索引節省反覆閱讀的時間。一目瞭然地把握內容。

3.用便簽作為索引的補充。

二、電腦歸檔的基本方法。

1.電腦歸檔的原則。

電腦歸檔的思路和文檔歸檔的思路是一致的,重要的是能夠立刻知道文檔的位置。文件夾是基本工具,按照主題對文件進行分類。

2.文件夾分類的方法。

按主題對文件夾進行分類,層級最多不超過三層。

按時間順序對文件夾進行區分。

3.定期清理不需要的文檔,對日益增加的文檔要急剎車。

文檔的清理方法。判斷基準:1年以上未使用的,過了保存期的。定期對文件進行清理作業。對拿不準是否該刪的文件放入暫存文件夾。

4.高效檢索文件

如何更高效地檢索文檔和文件夾,創立便於檢索的文件名,將常用的文件夾放入收藏夾,這裏指的是winxp及以下版本。

5.備份是工作常識,將文件要定期的備份到引動硬盤、U盤或者光盤當中。

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