當今世界是時間至上的世界,海量的信息與事務讓每個人的時間變成了碎片,但是每個人的時間終究有限,如何最合理的利用好自己的時間,將會決定你未來的樣子。

以下是幾條關於時間管理的建議,或許它們可以幫你更加高效地利用時間,成為效率達人,成為時間自由的人,成為可以自由從事自己熱愛的事情的人。

在過去的幾年裡,我花費了很多時間去研究各種提高效率的方法。我聽了很多時間管理達人的講座,閱讀了許許多多關於時間管理的文章,因此也有自己的體會和觀點,下面的這些觀點可能不一定全部適合你,但只要有幾條,能夠對你的時間管理有所啟發就足夠了,

一、不要將所有的事務都放入你的日程表,

你的日程表裡,最好只放一至兩條你認為最重要的日程。千萬不要將所有的事務都用日程表的形式固定下來,這樣會讓你的日程安排變得僵化,而疲於應付。

這樣的話,你就可以有大量的自由時間在當下這個時刻,可以去做那些對你來說最重要或最感興趣的事情。

比如想要花一整天寫一篇文章?Do it!

比如想要花一整天處理個人賬目?Do it!

比如想要花一整天在街角的咖啡店坐着看你喜歡的書?Do it!

當今世界通訊如此發達,如果有重要的事情,人們隨時可以聯繫溝通,可以約一個合適的時間段,那樣就不會有等待。或者,如果這件事很重要,那你可以說“不如我們現在見?”如果可以的話,這是一個能夠最有效的提升效率的方式。

如果你這輩子里曾經歷過一些既定結構性的工作,讓你的日程表上總有一些固定的會議或見面的話,你就知道,當你看到未來幾周你的日程表都是空白一片,你可以做任何自己想做的事情的時候,那是一種多麼自由的感受。

當然,這個技巧不一定是要全部執行。總有一些事情是推不開的,會加入你的日程表裡,但你總能夠分清哪些是真的必須要做的,哪些只是“聽起來很有趣,但並不一定要付出預約的代價來完成它。”

二、任務清單越少越好:

通常情況下,我們會使用三類任務清單:

1、待辦事項清單(To Do List

“待辦事項清單”里放上所有近期你“必須”要做的事情。時間周期可以是一周或者是一個月。這類事項可以分為三種:

(1)有明確時間要求的事件,也就是日程,可以進入日程表的事件;

(2)有明確截止日期的清單事件,按截止日期時間排序;

(3)沒有明確截止日期的清單事件,按事件的重要程度排序

上述三類待辦事項當中,進入日程表的事件越少越好;有明確截止日期的事件也不要安排太多,這樣我們就可以很容易達成。

那麼其他大量沒有時間節點要求的事務,我們越早完成越好。但是如果這類事務有很多,就需要我們將這類清單按照不同的情境再進行拆分。

2、關注事項清單(Watch List

“關注事項清單”里存放所有你遇到的需要持續追蹤和關注的事件。這類事件近期暫時不需要去完成。但我們必須持續關注事件的進展情況。

3、“將來/也許事項清單”(Later List

“將來/也許事項清單”里存放其他所有你未來想做或可能做的事情。這些事情是目前你不打算實施,但又希望在將來的某個時間能夠完成的事務。擁有這樣的一個清單具有很高的實用價值,它就像一座停車場,用來保存那些你當前無法處理,但又不打算將其徹底遺忘的事情。這個清單需要定期的處理,這樣的處理可以讓你不斷得到提醒。

三、每日清晨,準備一個卡片,寫下你當天要做的3-5件事

每天早晨起床后,我都會把“清單”找出來,从里面挑出3到5件今天要完成的事情。我會把這些事情寫在這個卡片上。我把這個列有當天行動計劃的卡片叫做“日善清單”。然後我會盡最大的努力去完成這些事。這些做法需要我們持之以恆,並養成習慣。


四、將當天完成的計劃外事件記錄在“日善清單”的背面。

當你每天做了任何有用卻又不在“日善清單”上的事情,就可以把它寫在卡片的背面。

寫下來自己做的額外的事情,會讓你覺得這一天更加的高效。有的時候你忙前忙后的一天過去,回到家累得要死,卻問自己“我這一天到底都做了啥?”

“日善清單”背面的記錄就是回答。

五、結構化拖延

這個奇葩的觀點,是斯坦福的哲學教授John Perry提出來的。

結構化拖延要點在於,永遠都不要去和拖延症做正面的鬥爭或者至少不要把它太當回事,反之,要利用它做其他更多的事情。

我們度過的每一天,總有些事情是你必須要做的,當你面對這些事情而想要拖延時,不必對自己強求,做其他的事情就好了。

如John所說,“我們每個人腦中都有一個按照重要度優先級排序的任務列表,最重要和緊急的往往在最上面。但人們總喜歡先去做那些稍微不重要一點的事情,來逃避最重要的事情。這樣,人們反而可以完成更多的事情。”

六、策略性無能

策略性無能,在某種意義上其實就有選擇的示弱。當你不喜歡做某一件事情,或者不想被強迫着做某件事的時候,最好方法是,在這件事情剛開始的時候就故意把它搞砸。

或者,更理想的是,在第一次被計劃安排的時候,就讓你的上司確信你可能將事情搞砸的概率極高,安排你去執行這項任務的風險很大。這樣你多半就可以逃開這件事了。

當然,這樣做的前提是你確實在其他一些事情上更有能力。

七、每天安排固定時間處理电子郵件和手機信息。

在這個社交媒體十分發達的時代,我們每天會有海量的信息需要處理。如果隨時處理這些信息,我們就會一事無成。因此我們必須在固定時間段集中處理电子郵件和手機信息,這樣的時段每天可以有2-3次。其他的時候都把电子郵件和手機信息的通知關掉。

如果有任何人迫切的需要找到你,他會使用電話或其他的方式,一天只處理兩三次郵件和信息會讓你的一天更加高效。

當然,這這件事說起來容易做起來難,尤其是當你的工作涉及到很多日常更新的時候。

八、學會拒絕或者明確而委婉告訴別人不想被打擾

當你需要專心處理某件重要的事情時,你必須學會暗示或委婉的告知別人,你現在不想被打擾。比如掩上房門或者戴耳機。

工作生活中避免打擾的最好方式就是戴耳機(如果工作時間可以被允許戴耳機)。

出於某種原因,人們,覺得打擾一個戴耳機的人會更有負罪感。事實上,大多時候人們跟你說話並不是真的有什麼事情,或者他們完全可以給你發郵件,而你可以在稍晚的時候統一處理。

所以你不需要聽外部的任何事情,甚至耳機的另一頭也不需要連任何東西。

九、重要的事情需要感性認知和理性思考的雙重認可

在工作的過程中,一個人極容易收到很多邀約,可能是一個新項目的研討、一個非營利活動、一個社交邀請等等,而很多時候你會口是心非的答應下來。接下來你就發現自己的日程表裡充滿了各種看起來必要,但其實你並不真正想做的事情。而這些事情又會幹擾到你真正想做的事,讓你變得易怒、焦慮、陰沉。因此,在是否確定要做這些事情時,必須經過慎重的理性思考,防止因頭腦發熱而增加許多不必要的事情。

十、做自己真正熱愛的事

不難看出,以上絕大部分的技巧其實都是為了讓一個人能夠擁有更多自己的時間,能夠更自由地追求自己的興趣和夢想。


做自己真正熱愛的事情,會讓你的時間利用更高效,會讓你的精力更加充沛,會讓你的人生不斷走向成功。