「表格設計課」第1期 柱形圖數據設計

首先,我對這個欄目做個介紹。

  • 什麼是「表格設計課」。我們在做Excel時遇到的問題,多半是表格沒有涉及好,以後的各種複雜的公式,都是在彌補表格設計上的錯誤。「表格設計課」就是教你設計好表格,從源頭上避免問題發生。
  • 「表格設計課」的思想:好的表格是設計出來的
  • 每期一個表格問題。原始文稿,來自於「讀者投稿」或者「網絡」,投稿郵箱是[email protected],如果你也有問題,可以給我投稿。
  • 每周三更新

以下是本期內容


問題描述

下面是一個,化學原料採購成本的一個數據表格,作為原料採購方案的制定依據。

在講解之前,你能看出這個表格,想傳遞什麼信息嗎?


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思考時間

思考時間

思考時間

在我看來,投稿的讀者,想從上面的表格中,向自己的老闆傳遞以下的信息。

  1. 4種化學原料,採購、運行費用成本的對比
  2. 相同原料,不同煉油能力,一次投資成本、以及運行費用的對比。
  3. 相同原料,相同煉油能力的原料,一次投資成本,最小值和最大值的對比。

你可以翻上去,對比着數據表,仔細揣摩一下這些信息。


但是這個簡陋的數據表,給到老闆,他可能需要5分鐘,甚至更長的時間,才能比較出優劣,制定出合理的採購方案。

這個樣的信息傳遞,不夠直觀,細節上的信息,容易疏漏。使用圖表是更好的表達方式。

問題分析

但是原始表格中,數據的層次比較混亂。所以求助的讀者也是很無助,只是在表格中,添加文字的備註。但是這種簡陋的方式,很難提煉信息。


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至於到底亂在哪裡,你可能也沒有實現思路,沒有關係,我們先來看一下,普通的柱形圖都有哪些特徵。


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這是一個簡單的柱形圖,每個柱子代表了對應月份的良率,這樣1到5月份的良率對比,就非常的清晰了。

再看一個複雜一點的。


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雖然這個圖表中,柱子的數量多了很多,但是信息還是比較清晰的:

  • 柱子显示按照月份,分為5組,可以看到每個月之間,整體良率的差異。
  • 每個月里有5個柱子,代表Line01到Line05線,即每個月都可以實現,每條產線之間的良率對比。

這兩個柱形圖,算是邏輯比較清晰的了。咱們來看一下,對應的數據表格是什麼樣的。


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柱形圖數據表格的特點,可以總結為以下幾點

  • 輸入信息是,A列的線別Line01~Line05,以及第1行的1~5月。
  • 輸出信息是,行和列交叉得到的良率信息,而且,輸出信息只且只有1個,即:良率信息。
  • 數據表格是一個標準的二維表格,無論從線別,還是月份上看,信息的層級是相同的,輸出都是良率信息,有對比的意義。

回過頭來,我們再看一下,問題中的表格數據


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這樣再看,是不是就發現數據表的問題了呢?

  • 第1行中的行標題信息,不是同一層級的,煉油能力、投資金額、運行費用,這三個信息沒有對比的意義。
  • 輸出信息有3種,分別對應3個行標題。最終給採購方案做參考的,是投資金額、和運行費用,但是原料煉油能力,卻出現在行列標題交叉的輸出單元格中。
  • 表格維度混亂,輸出信息和輸入信息混為一談,無法體現對比信息。

解決方案

1. 分離輸出信息

分析出原始表格的問題,接下來就是改造了。首先我們要梳理出表格,要輸出的信息。這一點,我們在問題描述中,已經分析過了,有兩點:

  • 採購投資成本的對比
  • 運行費用的對比

然後我們保證數據表格里,只有一種輸出信息,數據表格一分為二。


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2. 梳理行標題

B列中的煉油能力,信息呈現在了行和列標題交叉的區域,但煉油能力並不是輸出信息,它是採購原料的信息,屬於輸入信息,所以下一步,要把這煉油能力,放到第1行的行標題中。


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3. 行標題再細化

到這裏,數據表格,基本上已經符合了柱形圖的要求,但是還有一點小問題,你注意到沒有。

一次投資數據表中,輸出的成本有1800~2400等,最低和最高投入區間,在Excel中這是一個字符串,柱形圖無法輸出對應的柱子。

因此,我們要對這個最低和最高投入區間,進行分離,增加行標題的維度,修改后結果如下:


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改善輸出

修改完數據表格之後,再創建柱形圖,就簡單多了。我們首先來看運行費用的對比,這個比較簡單

運行費用


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改善後輸出的柱形圖,

  • 一來,實現了4種化學原料運行費用的對比(4組柱子對比)。
  • 二來,實現相同原料,80和300萬噸,兩種煉油能力運行費用的對比(每組左右柱子的對比)。

下面是創建圖標的動態演示。


柱形圖1

投資金額


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圖表中

  1. 實現了4種不同原料的投資金額對比(4組柱子對比)。
  2. 也實現不同煉油能力的對比(每組左右柱子的對比)。
  3. 更重要的,針對前兩種原料,實現了最低和最高投資金額的對比(第1組和第2組中,深淺柱子的對比。

這裡有一個小技巧。正常情況下,圖表製作出來,應該是每組4個柱子。為了方便對邊,我把80噸和300噸的最低投資金額,對應的柱子,設置成立福坐標軸,這樣就實現了柱子的堆疊。


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下面是動態的演示圖:


柱形圖2

看到最後,你會發現,創建圖標的過程,非常的簡單,反倒是前面修改數據表格,佔據了大量的篇幅。還是那句話:好的表格是設計出來的。

記住,最有效的學習方式,是用你自己的語言,把知識教給你別人。


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