題圖:戰略投資人、百姓網創始人兼CEO王建碩先生

這一期,捕Sir想與你聊一個話題——如何高效地開會?創業之後,捕Sir隔三差五就要和團隊小夥伴開會討論,這過程中捕Sir覺得有不少時間都被浪費在開會中,不知道你有沒有同感。但事後,自己又琢磨,有的會是不得不開的,只是因為開會的方式不對,才導致會議效率低下。

今天,捕Sir就與你分享王建碩先生的一篇文章。文中,王建碩先生詳細聊了聊百姓網內部摸索出來的高效開會法則,值得你花時間看一看。多說一句,百姓網內部員工僅有158人,而對比同行58同城與趕集網在未合併前,58同城的員工接近1.5萬人,趕集網員工近5000人。此外,百姓網掛牌新三板一年,公司市值近53億人民幣。

會議的目的

一個公司的創造過程基本上可分為兩種基本形式:

其一,一個人的獨自思考,獨自工作;

其二,兩個或以上的人共同思考,共同工作。

鑒於後者的成本高於前者,所以更加需要規範保證其高效。在討論正式會議之前必須明確,我們認可一類會議是隨機發生的。這種會議我們之前從來都沒有意識到:

有些人在陽台或者樓梯間抽煙的時候隨機地聊一聊

相鄰座位的人互相問一個簡單的問題

每天晚上大家一起出去聚餐席間的閑聊

公司贊助的各種體育活動,或者早餐晚餐中的對話

…….

所有這些會議我們不做要求,我們非常地鼓勵這樣的溝通。這樣的非正式的、個人對個人的溝通效率遠高於正式的會議。它們對於建立信任、相互理解的作用也遠遠超過正式的會議。

公司里常說的:「座位表遠重要過組織架構表。」這並不是一句玩笑話。坐得近的人這樣的非正式的溝通遠超過坐得遠的人。對於這種非正式溝通的認可和鼓勵是我們這個組織非常鮮明的個性

而本文所着重講述的是另外一個大類的會議的組織形式:正式會議。對於正式會議的組織,根據我們的經驗,在會議開始前需要明確下面五個方面的內容:

第一、目的

第二、限制條件

第三、議程

第四、會前準備

第五、角色

接下來,我會詳細分享這五個方面的內容。

目的,所有的會議都需要有一個明確的目的。我理解你會覺得有些會議的目的比較難定,但我們要求,所有的會議必須要有目的。

會議目的基本上規定了會議的類型。如果實在沒有辦法確定,如下是一些備選的會議類型。當你選擇了一個會議類型之後,在這些類型的基礎上再加上一些定語就很容易形成一個會議的目的。

決定會議。這是最主要的會議類型,這類會議是需要做決定的。決議會議必須明確角色,誰是做決定的那個/那些人。不見得是層級最高的,但一定要在開會之前明確。

這種類型的會前工作很重要。最好是有材料支持大多數參与者在會前可以做出決定,然後在會上討論,而不是當場做個體的決定。決定會議是闡述個人決定並且團隊達成一致的過程而不是個人決定的過程

Workshop(研討會。Workshop的類型是一定要有練習的,沒有練習或者小組實戰的,或者沒有期待大家齊心合力解決問題的,就叫培訓好了,不要叫Workshop。

培訓。這個簡單,列出明確的培訓目標,越實在越好。哪怕培訓目標是知道「公司有三個會議室並且可以說出名稱」也是比沒有目標要好的。

Pizza會。英文把這個會議叫做「brown bag」,原來的意思就是一種每個人自己帶飯的午餐會,會議的主題就是分享任何大家願意分享的,無論是自己組上線的新東西,還是剛剛休假去的一個美麗的海島,或是如何帶孩子,什麼都可以。

要求就是不可以有任何的決定,沒有任何的必須參加的人員,完全是一種信息分享。百姓網的Pizza會議規定必須是中午12點到13點。Pizza 會議會提供2個Piazza,對吃飯的種類和劑量沒有要求就來分享Pizza,有要求的就自己帶飯。

1:1團隊成員和直屬經理對於職業發展、工作難題的私人的會議。這種會議公司倡導的方向是關注個人發展而非項目或者目標。項目與目標自然有其他類型的會議來承擔。

群英會。跨團隊協作的2個小時的會議。這類會議不可以多一分鐘也不可以少一分鐘,一種增強團隊間信任和信息共享的會議形式。

記者招待會。這是當一個團隊對於另外一個團隊有明顯和集中的問題的時候可發起的一種會議。這種會議通常是邀請相關團隊最有發言權的一個人(常常是另外一個團隊的負責人)參加,由本團隊成員直接無拘束地提問,嘉賓進行回答的一種會議類型。


*圖片來源:壹伴

會議的限制條件

限制條件這是比會議目的更強有力的一個約束條件。

會議只有在限制條件達到的前提下,再考慮會議目的達成,這才能算是一個成功的會議。限制條件可以由發起人隨意設置,任何發起人認為必須設置的邊界都可以被列為限制條件。如下是我們常用的限制條件:

時間。通常每個會議必須有一個限制條件就是時間。常用的有30分鐘、60分鐘、120分鐘三種選擇。若是超時,無論目的是否達成都可以判定會議失敗(在百姓網特定的會議失敗組織者需要向參會者群發紅包)。

討論規範。根據不同的會議類型,你可以從如下的規範中選取適用的:

1)、同時只能有一個對話,一個時間只能一個人講話

2)、一次抽象原則

3)、討論不可以涉及某個話題(視具體情況而定),超過即被判為越界

4)、必須有結論,必須有明確的下一步

5)、不進入具體討論,僅僅對最大的方向達成共識

6)、最終一定要有定稿,大家全票通過的放進階結論,其他不能達成全員通過的則放棄

7)、未完待續,只要是會議組織者認為幫助會議更好的進行的規則都可以寫到限制條件裏面去。

總結一下,限制條件是會議成功的必要條件,結局只會有達到和失敗兩種狀態。當限制條件失敗後會議就失敗了,而不論目的是否達到。所以從這個角度來說,限制條件是比目的更加強的一個約束。

會議的議程

一般議程是把30分鐘、60分鐘,或者兩個小時的會議時間按照討論的合理邏輯進行劃分。時間本來就是如流水一樣連續的東西,上一分鐘和下一分鐘沒有區別,但會因為議程的存在而讓時間有了一些分割線。

而這些分割線把時間無中生有地劃分為不同的主題,從而把參會者的注意力協調一致地分割成了整齊劃一的階段。

會議的議程必須在開會前確認,有助於組織者以上帝的視野來通觀全局,決定什麼議題應該花費多少時間。

典型的會議議程包括如下內容:

明確會議目標限制條件以及會議議程。這個部分通常需要5分鐘。千萬不要試圖把這部分壓縮到少於5分鐘,因為你需要重審會議目的、限制條件,還有對什麼時間我們期待某個角色做什麼事情的闡述,這些對於會議的成功與否起着決定性的作用。按照經驗,除非你有特別的能力,否則準備5分鐘來做這件事情總歸是沒錯的。

討論議題陳述。讓最熟悉討論的議題的人來進行議題陳述。這個陳述應該在會議之前的閱讀材料中,就讓大多數人從自己的角度有所了解。現場的陳述可以幫助大家獲得一致的背景資料用來幫助大家討論。經驗之談,這部分不應該超過5分鐘。

討論。這部分是自由討論時間。對於5個人的自由討論時間應該控制在15分鐘到20分鐘之間,根據參与討論的人員數量還可以有所增減。這是最關鍵的部分,如果時間允許可以適當延長。

結論和確定下一步行動。這部分也被納入模板,是沒有更好的理由則不可改變的部分。在會議結束的時候一定需要5分鐘來確認下一步的工作,負責人以及截止時間。同時與會者要在下一次同種類會議前畫10分鐘進行上一次會議的回顧。

一個可選的環節是5分鐘的對於會議本身的回顧:

如何可以把類似的會議開得更加高效?

什麼是做得好需要繼續保持的?

什麼是做得不好需要改進的?

這屬於會議本身挖墳的一部分,若有時間,且會議剛剛開啟的時候可以加入。

如上是一個大綱,會議組織者需要在開始之前把會議的議程發出並陳述。如果在陳述的過程中收集到任何可以改動議程的建議,那是非常得體且珍貴的。沒有比確認議程更加能夠系統性地提高會議效率的事情了

會前準備

有一些會議,可以通過會前準備的方式令會議更加高效。會前準備包括:

閱讀材料。有的時候一篇論文、一篇管理學的論述、一些背景資料或一些報表,都可以幫助與會者提前獲得類似的視野,從而節省會議的時間。基於文本的對話是很多的機構證明過行之有效的討論方式。基於一個(哪怕是錯誤的)文本的討論,更容易讓大家對於基本概念達成一致,不至於離題過遠,或花費寶貴的會議時間來達成概念和定義上的一致。

議題和材料。若有動議,建議把動議和支持材料會前發出,以便於參會者在參會之前就可以根據材料做出同意或反對的決定。如此,會議的討論環節會更加高效。

其他功課。還有任何其他的功課,比如了解某話題的具體細節,某人提前對於某種狀況的總結和陳述等,都可以在會前提出。

會前準備的基本理念是,通過少數人,或全部參會者會前的準備,可以大幅減少開會中的時間損耗,從而提高參會效率。

為了強制會前準備,我們常用的辦法是在正式會議中加入3分鐘的考試環節。雖然現在還沒有公司級別的懲罰措施,但是考試環節的確極大地促進了會前準備的完成率。


*圖片來源:壹伴

會議的角色

角色,這也是要在會議籌劃中必須體現規劃的

若沒有任何的規劃,會議的所有參与者都會像參加所有的會議一樣安靜舒適地窩在會議室的一角,看似勤奮實則是一個休息的好時機。我們對這種現象堅決說不。通過角色的設定,可以讓每個人緊張起來。如下是百姓網歷史上常用的角色:

主持人(必須)。主持人正常情況下就是發起者。主持人的角色是明確會議目標、限制條件、議程和角色(就是會議的前5分鐘的工作),在討論的時候確保討論按照會議的限制條件、角色和目標進行。主持人可以不參与討論,只有當討論跑偏的時候才需要干預

此外,主持人還有一個最重要的角色就是嚴格按照議程的時間來組織討論,並在每個部分的一半時間,還有3分鐘,和時間到的時候給出提示。剛開始開會的時候一定會出現時間不夠的情況,這時建議嚴格按照時間結束。這是在用一兩個會議的失敗為代價,推動整個組織向更好的議程安排、更好的會議準備、更加高效的討論方向前進。

動議者(可選)。大多數的會議,尤其是決策會議,需要一個動議者。這個動議者負責提供動議以及支撐的資料。對於決策會議,決策人的任務根本上就是給出同意或者反對二選一的選擇而不需要給出更多的結論。

參与者/決策者(必須)。若需要一個人或者多個人決策,則要明確地在會議的邀請中指出。若是沒有,則是所有參与者共同決策。會議召集者需要明確決策的流程(全票還是多數,還是2/3等),確保在後者的情況下進行決策更高效。

旁觀席(可選)。旁觀席的作用是為了培訓和傳承。為了會議的效率,旁觀席的要求是,從會議開始到結束,旁觀席必須如壁紙一樣的安靜。只有聽的權利沒有發出任何聲響的權利。旁觀席的設立是為了讓相關團隊成員熟悉決策流程,獲取信息,準備下一次參与會議的培訓環節。旁觀席的設立保證了組織的傳承,當旁觀一定次數之後可以考慮在會議組織者的安排下正式參与會議。

記錄員(必須)。記錄員負責做會議記錄,並且在會議的當天(百姓網規定是會議發生日的24:00之前,超過24:00的情況需要向與會者發不少於100塊的紅包。)向與會者發出會議記錄且在Tower系統中歸檔會議記錄。

計時員(可選)。在會議時間敏感的情況下可以指定計時員。通過把主持人的一部分工作外包,可以讓主持人專註在內容上,同時提高參會者的參与度。

如上就是百姓網開會的基本方式,包括了會議的目的、限制條件、議程、會前準備和角色。你若是覺得有任何部分可以改進或增刪,請立刻改動就好。就如公司的大多數的機制一樣,我們反對固化的流程。如上列舉的是按照盡可能完善的角度進行的,即便是我召開的會議也不見得所有的部分都俱全。

公司應該鼓勵規範,這樣一群人的知識才可以積累和傳承;更需要鼓勵改變,這樣才能不守舊,可以不斷改進。所以除了公司的核心理念和核心目的之外,沒有什麼是不能變的。

若本文能幫助更多組織開更好的會,我們將無比榮幸。

本文素材來源:王建碩博客,轉載請務必聯繫獲得授權,違者必究!


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